Warum KI-Kompetenz heute über die Zukunft des Notariats entscheidet 

Der deutsche Rechtsberatungsmarkt wird bis 2030 voraussichtlich auf rund 80 Milliarden Euro (Quelle: Statistisches Bundesamt / Statista 2025) wachsen – weltweit auf knapp 1,3 Billionen Euro (Quelle: Grandview Research). Gleichzeitig zeigen die Zahlen seit Jahren eine entgegengesetzte Entwicklung bei den tragenden Säulen des Büroalltags: Die Zahl der Notarfachangestellten und Assistenzen sinkt dramatisch. In nahezu jedem Notariat, mit dem wir sprechen – ob im ländlichen Raum oder in der Großstadt – ist der Fachkräftemangel heute spürbar. 

Daraus entsteht eine Zwickmühle: Es gibt mehr Arbeit, als im Büro bewältigt werden kann, und gleichzeitig weniger Schultern, auf die sie verteilt werden kann. KI bietet hier einen klaren technologischen Hebel. Ihre volle Wirkung entfaltet sie vor allem dann, wenn Teams über entsprechende Kompetenzen für deren Einsatz verfügen. Vor diesem Hintergrund hat sich LawX in einem gemeinsamen Webinar mit seinem Partner KI Kompass am 6. Mai 2026 der Frage gewidmet, wie Notariate die KI-Kompetenz ihres Teams systematisch aufbauen können. 

Dieser Beitrag fasst die zentralen Best Practices aus dem Webinar zusammen – mit klaren Empfehlungen für Notarinnen und Notare sowie für Notarfachangestellte, die KI nicht als zusätzliche Belastung, sondern als spürbare Entlastung im Alltag erleben wollen. 

1. Zwei Seiten einer Medaille: Software und Befähigung gehören zusammen 

Wer KI im Notariat einführen will, muss von Anfang an zwei Dinge gleichzeitig denken. Auf der einen Seite die Software – das technische Fundament. Auf der anderen Seite die Befähigung des Teams – also die Frage, wie Mitarbeitende KI im Alltag souverän einsetzen können. 

Der Einsatz moderner, KI-gestützter Softwareist eine wichtige Grundvoraussetzung. Ihr Mehrwert kommt vor allem dann zum Tragen, wenn das Team versteht, wofür KI gut ist, wo ihre Grenzen liegen und wie sie sich konkret in den eigenen Arbeitsalltag integrieren lässt, . Diese beiden Dimensionen – Technologie und Befähigung – sind nicht alternativ, sondern bedingen einander. 

Für die Software-Seite haben moderne Lösungen wie LawX heute einen klaren Anspruch:  Manuelle Routinearbeiten sollen durch smarte Automatisierung entfallen und Teams so entlastet werden. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Mitarbeitende durch KI ersetzzt werdn.  Das Berufsrecht verlangt stets den sogenannten „Human in the Loop“ – also die menschliche Letztentscheidung. KI darf Vorschläge machen, die Verantwortung bleibt beim Menschen, d.h. beim Anwender des Systems. 

Auf der Befähigungs-Seite geht es dagegen um einen Veränderungsprozess. Damit KI entlastet, muss sie von Teams souverän bedient werden können. Intuitive Benutzeroberflächen in neuen Systemen unterstützen hierbei zum einen, Zum anderen muss die entsprechende KI-Kompetenz über Zeit im Team aufgebaut werden.

2. Vier Prozessschritte für eine erfolgreiche KI-Einführung 

Aus den Erfahrungen aus zahlreichen Trainings und Rollouts in Unternehmen lässt sich ein klarer Fahrplan für den Aufbau von KI-Kompetenz ableiten, der sich auch auf Notariate und Kanzleien übertragen lässt. Er besteht aus vier Schritten: 

Schritt 1: Grundlagen schaffen 

KI-Einführung ist Chefsache. Das heißt nicht, dass die Geschäftsleitung jede Detailfrage beantworten muss, aber sie muss erkennbar hinter der Einführung und Nutzung stehen, das Thema priorisieren und transparent kommunizieren.  

Hier ist insbesondere zu beachten: 

• Verantwortlichkeiten klären: Eine erste Ansprechperson für KI-Fragen – fachlich und technisch.  

• Rahmen abstecken: Welche Tools sind erlaubt, welche nicht? Idealerweise formell niedergelegt in einer KI-Richtlinie, mindestens aber informell und intern transparent kommuniziert. 

• Schatten-KI sichtbar machen: In Unternehmen kann es vorkommen, dass einzelne Mitarbeitende z.B. private ChatGPT-Accounts nutzen – oft aus Unwissen, manchmal mit hochsensiblen Daten. Klare Spielregeln verhindern hier reale Risiken, gerade in einem regulierten Umfeld mit verschärfter Verschwiegenheitspflicht (§ 26a BNotO). 

  
  

Schritt 2: Wissensstand verstehen 

Bevor geschult wird, lohnt sich ein nüchterner Blick darauf, wo das Team eigentlich zum derzeitigen Zeitpunkt steht. Oft gibt es unterschiedliche Wissensstände. Das muss kein aufwendiges Assessment sein – eine kurze interne Umfrage oder ein offenes Gespräch reicht oft aus: Wer hat schon mit KI gearbeitet, privat oder beruflich? Welche Fragen sind offen? Welche Sorgen gibt es? 

Dieser Schritt ist entscheidend. Er sorgt dafür, dass Schulungen am richtigen Punkt ansetzen – nicht zu einfach für Vorreiter, nicht zu fortgeschritten für Einsteiger. 

Schritt 3: Loslegen – mit klarem Rahmen 

Wenn die Software ausgewählt ist und die Grundlagen stehen, braucht es einen klar gesetzten Startpunkt. Ein gemeinsamer Kick-off signalisiert dem ganzen Haus: Wir starten jetzt, und so sehen die Spielregeln aus. 

In dieser Phase zahlt sich Tempo aus. Wer KI einführt, sollte parallel auch die ersten Schulungen aufsetzen. Inhalte, die in keiner KI-Grundlagenschulung fehlen sollten: 

• Wie funktioniert KI im Kern – und warum sind Ergebnisse nicht deterministisch? 

• Was bedeutet das praktisch: Halluzinationen, Bias, Datenschutz? 

• Wie schreibt man gute Prompts – also präzise Anweisungen? 

• Welche konkreten Anwendungsfälle gibt es im eigenen Arbeitsalltag? 

Schritt 4: Begleiten und sichtbar machen 

Die Erfahrung zeigt: Wer KI-Kompetenz im Team nachhaltig verankern will, schafft einen Raum für regelmäßigen Austausch. Das kann ein moderierter Teams-Kanal sein, in dem Fragen gestellt und erfolgreiche Prompts geteilt werden. Es können regelmäßige Fragestunden sein. Oder eine intern wachsende Prompt-Bibliothek mit Anwendungen, die im eigenen Notariat funktionieren. 

Ein oft unterschätzter Hebel: Erfolge sichtbar machen. Wenn eine Fachangestellte zeigt, dass sie mit Hilfe von KI eine Routineaufgabe statt in zwei Stunden in fünfzehn Minuten erledigt, ist das wirkungsvoller als jedes Schulungsmodul. Solche „Schnellerfolge“ aus dem eigenen Team senken Hürden und schaffen Nachahmer. 

Schnelle Erfolgserlebnisse in den ersten 30 Tagen sind ein wichtiger Beschleuniger. Was im eigenen Team funktioniert, überzeugt mehr als jede externe Schulung.

3. Drei Kultur-Hebel, die über Erfolg oder Stillstand entscheiden 

Prozesse sind das eine. Aber am Ende entscheidet die Kultur eines Notariats darüber, ob KI ankommt oder zur Akte gelegt wird. Drei Punkte sind dabei besonders wichtig. 

Fehlerkultur und Neugier zulassen 

KI-Kompetenz wächst durch Ausprobieren.  Genau diese Erlaubnis zum Ausprobieren in der beschafften Software muss von der Führung aktiv vorgelebt und ausgesprochen werden. Wer wartet, bis alles „perfekt verstanden“ ist, wartet zu lange. 

Transparent über Ängste sprechen 

Hinter vielen Vorbehalten gegen KI steht eine konkrete Sorge: „Werde ich noch gebraucht?“ Diese Sorge ernst zu nehmen und offen anzusprechen, ist eine der wichtigsten Aufgaben der Führung. Die ehrliche Antwort lautet in Notariaten und Kanzleien: Niemand wird ersetzt. . KI nimmt nicht Aufgaben weg, sie entlastet bei hohem Arbeitsaufkommen, ersetzt manuelle Routinen und verschiebt das den Fokus der Tätigkeit weg von repetitiven, einfachen Aufgaben hin zu anspruchsvollen Aufgaben. 

Vorbild Führung

KI-Einführung ist kein IT-Projekt. Sie ist eine Veränderung der Arbeitsweise, welche nur gelingt, wenn die Führung selbst sichtbar mit der neuen Technologie arbeitet. Notarinnen und Notare, die selbst Prompts ausprobieren, Erfolge teilen und auch eigene Fragen stellen, geben dem ganzen Haus die Erlaubnis, sich auf das Neue einzulassen.

4. Wo KI im Notariat heute schon konkret entlastet

Eine einfache Faustregel zum Umgang mit KI hilft beim Einstieg:

„Wo sind die Aufgaben, die mühsam, repetitiv oder ungeliebt sind? Genau dort liegen die ersten Anwendungsfälle."

Im Notariat zählen typischerweise dazu:

• Datenerfassung: Beteiligtendaten aus Anfragen, Maklerexposés oder handschriftlichen Fragebögen automatisch auslesen und in die Akte übernehmen – inklusive Dublettenabgleich gegen die globale Adressdatenbank.

• Aktenanlage und -zuordnung: Eingehende E-Mails per KI-Vorschlag der richtigen Akte zuordnen, neue Akten mit vorausgefüllten Entitäten anlegen.

• Entwurfsvorbereitung: Erste Versionen von Abwicklungsschreiben, Standardentwürfen oder E-Mails generieren – auf Basis des kompletten Aktenwissens.

• Recherche und Zusammenfassung: Lange Dokumente wie Grundbuchauszüge auf relevante Abteilungen prüfen, Sachverhalte zusammenfassen, Akten-Stand auf Knopfdruck abfragen.

• Wichtig dabei: In all diesen Fällen macht die KI Vorschläge, die Mitarbeitenden behalten jedoch stets die Letztentscheidung. Genau diese Architektur – KI als Assistenz, nicht als Autopilot – ist im Notariat berufsrechtlich nicht nur sinnvoll, sondern verpflichtend.

5. Zusammenfassung: Was Notariate jetzt tun können

KI im Notariat ist kein Zukunftsthema mehr. Sie ist Realität und kann enorme Effizienzen heben. Die Frage ist nicht, ob sich Notariate damit auseinandersetzen, sondern wie strukturiert sie es tun.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Webinar im Überblick:

• Technologie und Befähigung sind zwei Seiten derselben Medaille. Beides muss parallel gedacht werden.

• Vier Prozessschritte tragen die Einführung: Grundlagen schaffen, Wissensstand verstehen, mit klarem Rahmen loslegen, begleiten und sichtbar machen.

• Konkrete Anwendungsfälle entstehen dort, wo Aufgaben heute repetitiv und manuell sind – Datenerfassung, Aktenzuordnung, Entwurfsvorbereitung, Rechnungslegung.

• Schnelle Erfolgserlebnisse in den ersten 30 Tagen sind ein wichtiger Beschleuniger. Was im eigenen Team funktioniert, überzeugt mehr als jede externe Schulung.

• Mindestens genauso wichtig sind Neugier und eine gelebte Fehlerkultur – KI-Kompetenz wächst dort, wo Mitarbeitende ausprobieren dürfen und aus Fehlern lernen.

• Der größte Erfolgstreiber liegt jedoch oberhalb der Technik: Führung und Kultur entscheiden am Ende darüber, ob KI im Notariat ankommt und Wirkung entfaltet.

Für Notariate, die jetzt starten, gilt: Klein anfangen, schnelle Erfolge sichtbar machen, Verantwortlichkeiten klären – und die Veränderung aktiv führen. Wer diese Schritte konsequent geht, baut nicht nur KI-Kompetenz auf, sondern legt zugleich die Grundlage für eine  zukunftsfähige Berufspraxis – auch in Zeiten knapper Fachkräfte.

LawX ist das KI-gestützte Betriebssystem für Notariate. Von der Aktenanlage bis zur Abrechnung automatisiert LawX zeitraubende Routinen – innerhalb des berufsrechtlichen Rahmens und nahtlos in bestehende Microsoft-Umgebungen integriert.

Gemeinsam mit KI Kompass bieten wir das passende Trainingsformat: vom strukturierten Workshop bis zum E-Learning, das die Grundlagen der KI-Nutzung mit konkreten Anwendungen auf der LawX-Oberfläche verbindet.