Cloud-Dienste sind in nahezu allen Bereichen juristischer Tätigkeit längst zum Standard für professionelle Bürokommunikation geworden – in Anwalts- und Steuerkanzleien und zunehmend auch im Notariat. Die Frage war lange nicht ob, sondern unter welchen Voraussetzungen der Einsatz von Clouddiensten möglich ist. Mit dem Rundschreiben Nr. 1/2026 hat die Bundesnotarkammer (BNotK) hier wichtige Klarheit geschaffen.  Es handelt sich um eine Klarstellung des bestehenden gesetzlichen Rahmens – nicht um eine grundlegende Neuregelung. Das vorangegangene Rundschreiben zur Cloud-Nutzung stammte noch aus dem Jahr 2021. Angesichts der rasanten technologischen Entwicklung war seitdem eine Aktualisierung überfällig.

Was ist jetzt zulässig – und was nicht?

Das Rundschreiben knüpft an die Systematik des § 35 BNotO an und unterscheidet dabei zwei verschiedene Kategorien.

Auf der einen Seite stehen die originären Akten und Verzeichnisse – also Nebenakte, Generalakte, Sammelakten und die verschiedenen Verzeichnisse. Diese müssen weiterhin in der Geschäftsstelle geführt werden – in Papierform oder in elektronischer Form. Eine ausschließliche Speicherung in der Cloud ist nach § 35 Abs. 4 BNotO derzeit nicht zulässig, da weder das Elektronische Urkundenarchiv hierfür zur Verfügung steht noch der Elektronische Notariatsaktenspeicher bislang eingerichtet wurde.

Auf der anderen Seite stehen cloudbasierte Hilfsmittel im Sinne des § 35 Abs. 2 Satz 2 BNotO. Hier ist nicht nur die nachträgliche Speicherung von Dokumenten in der Cloud zulässig, sondern die gesamte Wertschöpfungskette von Bürovorgängen kann unter bestimmten Voraussetzungen in der Cloud verarbeitet werden – von der Entwurfserstellung über die Entwurfsbearbeitung bis zur abschließenden Speicherung. Cloudbasierte Anwendungen können damit etwa für die Beteiligtenverwaltung, die digitale Geschäftsstellenorganisation und die standortübergreifende Zusammenarbeit eingesetzt werden. Die digitale Geschäftsstelle lässt sich also heute schon weitgehend in die Cloud verlagern – innerhalb eines klar definierten Rahmens.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Das Rundschreiben benennt mehrere Voraussetzungen, die für einen berufsrechtskonformen Cloud-Einsatz von Hilfsmitteln erfüllt sein müssen.

• Die Datenverfügbarkeit in der Geschäftsstelle muss fortlaufend gewährleistet sein. Das bedeutet konkret: Die Nebenakte muss mindestens einmal wöchentlich aus der Cloud in die Geschäftsstelle zurückgespiegelt werden.

• Zudem sollten Cloud-Anbieter das BSI-Testat C5 vorweisen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat mit dem C5-Standard Mindestkriterien für Cloud Computing formuliert, die hoheitlichen Schutzbedarf haben und sich an den Anforderungen kritischer Infrastrukturen orientieren. Das ist ein Standard, der auch in anderen hochregulierten Bereichen wie dem Gesundheitswesen gilt.

• Außerdem ist der Abschluss einer berufsrechtlichen Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß § 26a BNotO zwingend. Cloud-Dienstleister, die im notariellen Umfeld tätig werden wollen, müssen diese Verpflichtung vertraglich übernehmen. Ebenso ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DS-GVO abzuschließen.

• Schließlich muss ein belastbarer Notfallplan für Cloud-Ausfälle vorhanden sein.

Microsoft 365: Marktstandard mit klaren Anforderungen

Microsoft 365 (M365) ist bereits in einer sehr großen Zahl von Notariaten im Einsatz. Das BNotK-Rundschreiben 1/2026 nimmt hierzu ausdrücklich Stellung: M365 kann, je nach Konfiguration, nach aktuellem Stand in Konformität mit den berufsrechtlichen Anforderungen verwendet werden. Eine wichtige Voraussetzung ist der Abschluss der „Zusatzvereinbarung für Berufsgeheimnisträger". Microsoft unterzeichnet diese mit Kanzleien und Notariaten und auch mit SaaS-Anbietern aus dem Legal-Tech-Bereich – wie etwa LawX –, die M365 als Grundlage ihrer Infrastruktur nutzen.

Hinsichtlich der Datensicherheit erfüllt M365 die Anforderungen an angemessene technische und organisatorische Maßnahmen auf höchstem Niveau: Die Datenverarbeitung erfolgt in zertifizierten deutschen Rechenzentren in Frankfurt und Berlin, mandantenbasiert konfigurierbar. M365 ist nach ISO 27001, ISO 27018, SOC 1–3 und dem BSI C5 zertifiziert. Hinzu kommen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung, eine gestufte Schlüsselverwaltung, sodass selbst Microsoft keinen unmittelbaren Datenzugriff hat, sowie rollenbasierte Zugriffskontrolle, vollständige Protokollierung und Multi-Faktor-Authentifizierung. M365 läuft in der Regel in der Azure-Cloud und speichert Kundendaten mit deutschem Firmensitz standardmäßig in deutschen Rechenzentren.

Zwei weitere Faktoren sind zudem von Bedeutung: der physische Serverstandort und der Sitz des Mutterunternehmens. Beide können eigenständige rechtliche Risiken begründen – etwa im Hinblick auf Zugriffsrechte staatlicher Stellen oder die Anwendbarkeit ausländischen Rechts auf die gespeicherten Daten.

Das Rundschreiben der BNotK thematisiert dies ausdrücklich im Zusammenhang mit US-amerikanischen Anbietern: Cloud-Dienstleistungen US-amerikanischer Anbieter können nach aktuellem Stand zwar datenschutzrechtlich zulässig genutzt werden, es bestehen jedoch Unwägbarkeiten. Gemeint sind damit insbesondere die geopolitischen und regulatorischen Rahmenbedingungen, die sich –verändern. Vorzugswürdig sind daher grundsätzliche europäische Anbieter, die sich jedoch zunächst etablieren müssten.

Für den notariellen Einsatz bedeutet das: M365 kann heute als cloudbasiertes Hilfsmittel im Sinne des § 35 Abs. 2 Satz 2 BNotO eingesetzt werden, sofern die Verschwiegenheitsvereinbarung vorliegt und die technische Konfiguration den berufsrechtlichen Anforderungen entspricht. Etablierte Softwareanbieter begleiten Kanzleien bereits bei Einführung und Betrieb von M365. Das zeigt: Der Einsatz in streng regulierten Berufsfeldern ist keine Ausnahme, sondern gelebte Praxis.

Notariate und ihre IT-Dienstleister müssen beim Einsatz US-amerikanischer Clouddiensteanbieter jedoch regelmäßig prüfen, ob sich an den vertraglichen Grundlagen – etwa den Inhalten der Zusatzvereinbarung für Berufsgeheimnisträger – etwas verändert hat, und ob neue regulatorische Entwicklungen auf nationaler oder europäischer Ebene Anpassungsbedarf auslösen.

Was das Rundschreiben für die Praxis bedeutet

Das BNotK-Rundschreiben 1/2026 ist ein wichtiger Schritt. Es gibt Orientierung, schafft Planungssicherheit und räumt mit Unsicherheiten auf, die den Cloud-Einsatz in vielen Notariaten ggf. gebremst haben.

Für die Zukunft spricht vieles dafür, dass der gesetzliche Rahmen weiterentwickelt werden sollte: Eine Öffnung durch eine Novelle des § 35 Abs. 4 BNotO oder die Einführung des Elektronischen Notariatsaktenspeichers wäre nach Maßgabe heutiger IT-Sicherheitsstandards nicht nur vertretbar, sondern folgerichtig. In bisherigen On-Premise-Setups führen fehlende Standards bei Systemarchitektur und Administration, bedingt durch die Heterogenität der eingesetzten IT-Dienstleister, vielfach zu Sicherheitslücken, die sich in zertifizierten Cloud-Rechenzentren von vornherein nicht stellen. Die Frage ist nicht mehr, ob Cloud-Infrastrukturen sicher genug für das Notariat sind – sondern ob das Notariat es sich leisten kann, auf sie zu verzichten.