Im gemeinsam von LawX und acomm veranstalteten Webinar „Cloud im Notariat – was jetzt möglich ist“ vom 31. März 2026 beschäftigten sich Dr. Norman Koschmieder (LawX) und Christian Lieb (acomm) mit der Frage nach den praktischen Folgen des jüngsten BNotK-Rundschreibens 1/2026 für Notariate. Anlass war die von der Bundesnotarkammer veröffentlichte Klarstellung zur Cloud-Nutzung im Notariat, die wichtige Orientierung und zusätzliche Planungssicherheit für den Einsatz moderner IT-Infrastrukturen bietet. Im Mittelpunkt des Webinars standen dabei vor allem zwei Fragen: Welche Folgen ergeben sich aus dem neuen Cloud-Rundschreiben für bestehende IT-Setups im Notariat, und wie kann eine technische Umsetzung aussehen, die den berufsrechtlichen und organisatorischen Anforderungen in der Praxis gerecht wird.

Zur berufsrechtlichen Einordnung des neuen Cloud-Rundschreibens verweisen wir auf unser Whitepaper, in dem die wesentlichen Aussagen des Rundschreibens sowie die daraus folgenden Gestaltungsmöglichkeiten für die Praxis systematisch aufgearbeitet werden. Im Folgenden geht es dagegen insbesondere um die IT-technischen Aspekte einer cloudbasierten Notariatsinfrastruktur.

Wer sich heute die IT-Infrastruktur vieler Notariate anschaut, sieht Systeme, die über Jahrzehnte gewachsen sind. Server vor Ort, Datensicherung auf Wechselfestplatten, kein aktives Monitoring, keine Netzwerktrennung. Das ist kein Vorwurf – es ist eine Realität, die sich über Jahre so entwickelt hat. Und lange hat sie auch funktioniert. Problematisch wird es aber, wenn man diese Strukturen an den Anforderungen von DSGVO und der  Handreichung IT-Sicherheit der BNotK aus April 2022 misst, oder schlicht dann, wenn etwas schiefgeht.

Gerade für Notariate ist das von besonderer Bedeutung: Die Arbeitsfähigkeit des Büros hängt wesentlich von stabilen und verlässlichen IT-Systemen ab. In gewachsenen Infrastrukturen zeigen sich aber häufig genau dort die Schwächen – bei der Netzwerktrennung, beim Patchmanagement, bei der laufenden Überwachung. Oft stehen Urkundenarchiv und Server im selben Raum, der Zugang ist kaum eingeschränkt, und der IT-Dienstleister wird alle paar Jahre gerufen, wenn der nächste Server seinen Dienst quittiert. Hinzu kommt: Fällt ein lokaler Server aus, sind Wiederherstellungszeiten von 6 bis 8 Tagen keine Seltenheit. Das ist kein rein technisches Problem, es ist ein unmittelbares betriebliches Risiko.

Aktuelle Architektur in vielen Notariaten

„Eine Datensicherung, die nicht überwacht wird, ist faktisch keine Datensicherung."

Ein Punkt, der in der Praxis besonders oft unterschätzt wird: Ein Backup ist nur dann belastbar, wenn es nicht nur eingerichtet, sondern auch fortlaufend überwacht wird. Andernfalls entsteht schnell ein nur vermeintliches Sicherheitsniveau. Ein System-Update kann eine Sicherungsroutine ohne Vorwarnung unterbrechen. Wer dies nicht aktiv prüft, merkt es im Zweifel erst dann, wenn es zu spät ist. Wer hier auf Nummer sicher gehen will, richtet automatisierte Berichte ein und prüft nicht nur den Fehlerfall, sondern auch die regelmäßige Bestätigung, dass die Sicherung überhaupt noch läuft. Klingt banal, ist in der Praxis aber einer der häufigsten blinden Flecken. Aus IT-Sicht sind nicht überwachte Datensicherungen faktisch wie nicht vorhandene Datensicherungen zu behandeln.

Dazu kommt die Frage der Haftung: Wer als Notarin oder Notar die Verantwortung für den IT-Betrieb trägt und Datensicherungsaufgaben an Mitarbeitende delegiert, sollte das klar als Arbeitsanweisung dokumentieren. Fehlt diese Dokumentation, bleibt das Haftungsrisiko ungeteilt beim Inhaber des Notariats.

Hybride Setups als sinnvoller Mittelweg

Vor diesem Hintergrund gewinnen hybride und cloudbasierte Infrastrukturen zunehmend an Bedeutung.

Hybride Modelle ermöglichen es, bestehende Strukturen schrittweise weiterzuentwickeln, ohne etablierte Arbeitsabläufe abrupt aufzulösen: Einzelne Komponenten verbleiben zunächst vor Ort, während andere Dienste bereits im Rechenzentrum betrieben werden. Verfügbarkeit, Überwachung und Flexibilität verbessern sich spürbar – und lokale Sicherungskonzepte lassen sich erhalten.

Das BNotK-Rundschreiben fordert etwa, dass Nebenakten mindestens wöchentlich lokal gespiegelt werden. In der Praxis hat sich bewährt, das mehrmals täglich zu tun, etwa über eine NAS-Box vor Ort, die automatisch mit der Cloud-Infrastruktur synchronisiert wird. So sind die regulatorischen Anforderungen nicht nur formal erfüllt, sondern auch im Alltag belastbar umgesetzt.

Hybride IT-Infrastrukturen lassen sich zudem mit moderner Software kombinieren. Hier bieten KI-gestützte Betriebssysteme wie LawX gänzlich neue Möglichkeiten. Diese laufen in der Cloud, bieten jedoch die Möglichkeit eines automatischen Backups der elektronischen Nebenakte in die Geschäftsstelle im mindestens wöchentlichen Rhythmus an.

Hybride Cloud-Nutzung

Vollständig cloudbasierte Setups: Mehr als nur Technologie

Noch konsequenter sind vollständig cloudbasierte Setups. Sie reduzieren die technische Komplexität am Standort erheblich und bieten klare Vorteile bei Ausfallsicherheit, Administration und mobilem Arbeiten. Störungen lassen sich im Rechenzentrum meist in Minuten abfangen, statt in Tagen. Virtuelle Maschinen können auf andere Systeme umgezogen werden, bevor ein Ausfall überhaupt beim Notariat ankommt. Wo früher ein Serverraum mit Klimaanlage, USV und regelmäßiger Wartung nötig war, reicht heute oft ein schlankes Setup vor Ort.

Für Cloud-Dienste im Notariat gelten dabei klare Anforderungen: Der Anbieter sollte über ein C5-Testat des BSI verfügen, das Hosting in Deutschland erfolgen und die berufsrechtliche Verschwiegenheitsverpflichtung vertraglich geregelt sein. Microsoft 365 etwa ist in vielen Notariaten bereits im Einsatz – entscheidend ist aber die richtige Konfiguration und der Abschluss der Zusatzvereinbarung für Berufsgeheimnisträger.

Ein Nebeneffekt, der in der Praxis zunehmend relevant wird: Notariate, die auf moderne Setups umgestellt haben, berichten, dass sie damit auch im Wettbewerb um Fachkräfte besser aufgestellt sind. Ein modernes Arbeitsumfeld – mit vollwertigem Homeoffice, funktionierender Telefonie über das Headset und einem System, das einfach läuft – macht einen spürbaren Unterschied, wenn es darum geht, gute Mitarbeitende zu gewinnen und zu halten.

Am Ende geht es aber nicht nur um Technologie. Es geht um die Frage, wie sich ein Notariat organisatorisch belastbar, sicher und zukunftsfähig aufstellen lässt. Moderne IT-Infrastrukturen sind dabei kein Selbstzweck. Sie sind die Grundlage dafür, dass alles andere funktioniert.