1. Einleitung und Methodik

Moderne digitale Softwaresysteme bieten dem deutschen Notariat die Möglichkeit, vorhandene Defizite in Prozessen und IT-Systemen nachhaltig zu beheben. Steigende Erwartungen von Beteiligten an Effizienz und Schnelligkeit, akuter Fachkräftemangel und neue gesetzliche Anforderungen machen deutlich: Eine konsequente Digitalisierung der Arbeitsprozesse ist unverzichtbar, um die Zukunftsfähigkeit des Berufsstands zu sichern.

Dabei stehen viele Notariate vor denselben Herausforderungen. Standardprozesse verlaufen fragmentiert und manuell. Softwareanwendungen sind veraltet und schwerfällig. Medienbrüche, redundante Datenpflege und fehlende Gesamtübersicht führen zu Reibungsverlusten im Büroalltag. Diese Probleme betreffen nicht nur große Notariate mit hohem Urkundsvolumen, sondern prägen auch die Prozesse in Einzelnotariaten und kleineren Teams.

Das Ziel dieses Whitepapers ist es, die drängendsten digitalen Herausforderungen im deutschen Notariat zum einen systematisch zu erfassen, zum anderen Lösungen zur erfolgreichen Bewältigung der digitalen Transformation von Notariaten aufzuzeigen, die technisch realisierbar, wirtschaftlich vorteilhafter und rechtlich möglich sind. Im Fokus stehen dabei moderne, KI-gestützte Softwaresysteme, welche die Arbeitsrealität in Notariaten konkret verbessern können.

Für dieses Whitepaper wurden im Frühjahr 2025 bundesweit mehr als 100 qualitative Interviews mit Notarinnen und Notaren, Notarfachangestellten, Notarfachwirtinnen und -fachwirten, weiteren Mitarbeitenden in Notariaten sowie mit IT- und allgemeinen Expertinnen und Experten aus dem notariellen Berufsstand durchgeführt – sowohl aus Großstädten als auch aus ländlichen Regionen, aus Einzelnotariaten wie auch aus größeren Sozietäten und Bürogemeinschaften. Ziel war es, ein präziseres Bild der aktuellen digitalen Realität im deutschen Notariat zu zeichnen, zentrale „Schmerzpunkte“ zu identifizieren und daraus konkrete Impulse für die digitale Weiterentwicklung abzuleiten.

Die Ergebnisse zeigen klar: Neben Herausforderungen im individuellen Setup bestehen vier allgemeine, strukturelle technologische Defizite, die den Arbeitsalltag in den Notariaten besonders prägen und belasten. Dem begegnet der digitale Fortschritt heute mit konkreten, praxistauglichen Lösungen. Insbesondere KI-gestützte Workflows und moderne, cloudbasierte Softwaresysteme eröffnen hier gänzlich neue Möglichkeiten.

Alle Zitate in diesem Whitepaper stammen aus diesen Gesprächen. Sie geben in anschaulicher, anonymisierter Form wieder, wie die digitale Realität im deutschen Notariat derzeit erlebt wird und wo nach Ansicht der Gesprächspartner die drängendsten Herausforderungen im Hinblick auf ihre Softwaresysteme liegen.

2. Akute Herausforderungen im Notariatsalltag als Treiber der Digitalisierung

Das deutsche Notariat steht unter zunehmendem Druck, zentrale Arbeitsprozesse zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Zwei Entwicklungen wirken dabei aktuell besonders stark als Treiber der Digitalisierung: der akute Fachkräftemangel und die steigenden Erwartungen von Beteiligten.

Fachkräftemangel

In den Interviews berichten über 85% der Befragten explizit von einem spürbaren oder massiven Fachkräftemangel in ihrem Notariat.

"Fachkräftemangel ist ein Dauerthema." – Notar

"Wir suchen seit Monaten Personal, aber wenn junge Bewerber sehen, womit wir arbeiten, springen sie häufig ab." – Notar

"Gerade jüngere Fachkräfte fordern moderne Tools und flexible Arbeitsmöglichkeiten. Das können wir heute so kaum bieten." – Notar

Für viele Notariate wird es zunehmend schwierig, qualifiziertes Personal zu gewinnen und langfristig zu binden – ein Problem, das sich in den kommenden Jahren weiter verschärfen wird. Ein wesentlicher Grund dafür ist der seit Jahren rückläufige Nachwuchs an Notarfachangestellten. Die Zahl der abgeschlossenen Ausbildungsverträge sinkt kontinuierlich (Quelle: BRAK). Gleichzeitig konkurrieren Notariate mit anderen Arbeitgebern, die deutlich modernere Arbeitsumgebungen bieten. Auch der Wunsch der Mitarbeitenden nach flexiblen Arbeitsmodellen – etwa Home-Office – wächst, was mit den bestehenden technischen Rahmenbedingungen vieler Notariate bislang allenfalls eingeschränkt möglich ist. Nur mit einer konsequenten Automatisierung lässt sich verhindern, dass der Fachkräftemangel das Notariat in eine strukturelle Krise führt.

Steigende Erwartungen von Beteiligten

Beteiligte bzw. Mandanten treten heute mit einem klaren Anspruch auf moderne, reibungslose und schnelle Services an die Notariate heran. Rund 75 % der Befragten berichten, dass die Erwartungen der Beteiligten an digitale Kommunikation, Geschwindigkeit und Transparenz in den letzten drei Jahren spürbar gestiegen sind. Dies entspricht einem allgemeinen Trend in der Rechtsberatungsbranche.

Konkret bedeutet das etwa, dass Beteiligte ihre Unterlagen vermehrt digital einreichen möchten, Transparenz hinsichtlich des aktuellen Bearbeitungsstand und eine insgesamt komfortable und zügige Abwicklung erwarten. In vielen Notariaten stößt dieser Anspruch jedoch noch immer an technische Grenzen.

"Mandanten erwarten heute selbstverständlich, ihre Unterlagen digital übermitteln zu können. Wir müssen sie aktuell dennoch oft bitten, Dokumente per Post oder in manuell befüllten Formularen einzureichen." – Notar

Gerade jüngere Beteiligte und unternehmerisch geprägte Mandanten vergleichen die Servicequalität zunehmend mit digitalen Standards, die sie aus anderen Lebensbereichen gewohnt sind, etwa aus dem Gesundheitswesen, dem E-Commerce oder aus dem Online-Banking. Notariate, die hinter diesen Erwartungen zurückbleiben, laufen Gefahr, als bürokratisch und wenig zeitgemäß wahrgenommen zu werden.

3. Digitalisierung im Fokus der Bundesnotarkammer

Die Bundesnotarkammer hat die immense Bedeutung der Digitalisierung des Berufsstandes früh erkannt und bereits wichtige Impulse gesetzt. Mit dem Ziel, das Notariat zukunftsfähig zu gestalten, verfolgt die Kammer auch aktuell verschiedene Initiativen, die auf eine umfassende digitale Transformation abzielen.

„Als Präsident der Bundesnotarkammer ist es mir ein Anliegen, digitale Lösungen im Notariat weiterzuentwickeln und damit nicht nur für Entlastung im Notariat und der Justiz zu sorgen, sondern auch den Zugang zum Recht für Bürgerinnen und Bürger weiter zu vereinfachen.“ – Dr. Markus Sikora, Präsident der BNotK (seit April 2025)

Ein zentrales Projekt ist aktuell etwa die Einführung eines einheitlichen Strukturdatensatzes im Rahmen eines von der Bundesnotarkammer geplanten Mandantenportals (Quelle: BNotK). Dieser soll es ermöglichen, beim Erstkontakt erfasste Daten der Beteiligten nahtlos durch Ende-zu-Ende-Digitalisierung an weitere Anwendungen zu übergeben. Bereits in der ersten Stufe des Mandantenportals soll durch die strukturierte Erfassung und Weiterverarbeitung von Vorgangs- und Beteiligtendaten eine höhere Datenqualität und Effizienz im Notariat erreicht werden. Zur praxisgerechten Entwicklung dieses Strukturdatensatzes wurde eine Taskforce aus erfahrenen Notaren unter Beteiligung der Softwareanbieter, einschließlich neuer Anbieter wie LawX, gebildet.

Darüber hinaus treibt die BNotK die Digitalisierung mit Projekten wie eNoVA (elektronischer Notar-Verwaltungsaustausch) voran, das etwa den digitalen Vollzug von Immobilienverträgen und die Kommunikation mit öffentlichen Stellen verbessern soll. Auch dieses Projekt zielt darauf ab, Medienbrüche zu vermeiden, Prozesse zu beschleunigen und die Effizienz sowohl im Notariat als auch in der Justiz zu steigern. Ein weiterer Meilenstein ist die erwartete Einführung originär elektronischer Urkunden im Präsenzverfahren.

„Durch die Errichtung originär elektronischer Urkunden lassen sich Digitalisierungslücken schließen, Medienbrüche vermeiden und Notarkanzleien, Gerichte sowie weitere Urkundsstellen entlasten.“ – Prof. Dr. Jens Bormann, ehemaliger Präsident der Bundesnotarkammer (Quelle: BNotK)

Diese Maßnahmen unterstreichen das Engagement der Kammer, den Berufsstand zukunftsfähig und bürgernah zu gestalten. Aufbauend auf diesen Initiativen liegt es nun an allen Beteiligten im Notariatswesen, diese Digitalisierung auch im Büroalltag konsequent umzusetzen und die Chancen moderner Technologien nutzbar zu machen.

4. Die größten digitalen Defizite im Notariatsbüro

Die im ersten Kapitel beschriebenen Herausforderungen im deutschen Notariatswesen – insbesondere der Fachkräftemangel sowie die steigenden Erwartungen der Beteiligten – wirken sich ganz unmittelbar auf die tägliche Arbeitspraxis in Notariaten aus. Aus den geführten Interviews lassen sich vier zentrale Defizite ableiten, die in nahezu allen Gesprächen als besonders kritisch benannt wurden:

1. Medienbrüche und fehlende Systemintegrationen

2. Komplexe Dokumentenerstellung mit systembedingten Fehlerquellen

3. Manuelle Routinen, die echte Digitalisierung im Vollzug ausbremsen

4. Veraltete Systemarchitekturen ohne echte Workflow-Begleitung

   
   

4.1 Medienbrüche und fehlende Systemintegrationen

Ein zentrales Defizit im heutigen Notariatsalltag ist die mangelnde Durchgängigkeit digitaler Prozesse. Medienbrüche und fehlende Systemintegration führen dazu, dass Informationen häufig manuell übertragen, mehrfach erfasst oder aus unstrukturierten Quellen herauskopiert werden müssen. Dies bindet personelle Ressourcen, erhöht die Fehleranfälligkeit und reduziert die Effizienz im Notariat erheblich.

Dieses Problem betrifft nahezu alle relevanten Prozessschritte, von der Erfassung von Beteiligtendaten bis zur Kommunikation mit Drittsystemen und externen Plattformen.

Manuelle Übertragungen als Standard

In vielen Notariaten gehört es weiterhin zum Alltag, dass Daten aus E-Mails, eingescannten Formularen oder PDF-Dokumenten manuell in die Notariatssoftware übertragen werden. Über 90 % der Befragten bestätigten, dass sie solche manuellen Übertragungen regelmäßig durchführen müssen.

"Während meiner Zeit im Notariat habe ich einen großen Teil meiner Arbeitszeit mit dem Abtippen von Beteiligtendaten verbracht." – Notarassessor

Die manuelle Übertragung und Doppeleingabe von Daten verursacht nicht nur vermeidbaren personellen Aufwand, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit.

"Meine häufigste Fehlerquelle ist es, die verschiedenen Anschriften der Beteiligten aus mehreren Dokumenten und E-Mails zusammenzusuchen." – Notarfachangestellte

Angesichts der heute verfügbaren technischen Möglichkeiten sind händische und manuellen Übertragungen nicht mehr zeitgemäß. Smarte Automatisierung kann hier erhebliche Zeit sparen und die Qualität der Datenerfassung und -verarbeitung verbessern.

Fehlende Schnittstellen als systemisches Problem

Ein häufig genannter Kritikpunkt in den Interviews ist weiterhin die Tatsache, dass bestehende Systeme nur begrenzt nutzbare Schnittstellen anbieten.

"Fehlende Schnittstellen, insbesondere zu externen Systemen, erschweren den effizienten Datenaustausch erheblich." – Notarfachangestellte

Gerade bei spezialisierten, die vorhandene Notariatssoftware ergänzenden Tools, etwa für Beteiligtenfragebögen, Geldwäscheprüfungen oder das Auslesen von Grundbüchern führt das Fehlen von Schnittstellen in den gängigen Bestandssystemen dazu, dass Mitarbeitende Daten manuell übertragen müssen. Dies steht im Widerspruch zu den Erwartungen an einheitlich-digitale Prozesse.

Medienbrüche und fehlende Systemintegration zählen aktuell zu den gravierendsten digitalen Defiziten im deutschen Notariatswesen. Sie führen zu Ineffizienzen, erhöhen das Fehlerrisiko und erschweren eine moderne, mandantenorientierte Arbeitsweise. Eine Öffnung der Systemarchitektur und durchgängige API-Strategien sind daher essenziell, um diese Defizite nachhaltig zu überwinden.

4.2 Komplexe Dokumentenerstellung mit systembedingten Fehlerquellen

Die Erstellung von Urkundenentwürfen und begleitenden Dokumenten ist im Notariatsalltag ein zentraler Arbeitsbereich – und gleichzeitig eine der größten digitalen Schwachstellen. In den befragten Notarbüros entfallen laut Interviews oft bis zu 80% der Arbeitszeit der Fachangestellten auf die Erstellung, Anpassung und Korrektur von Dokumenten.

"80% meiner Arbeitszeit besteht aus Dokumentenerstellung und E-Mails." – Notarfachangestellte

Hohe Komplexität

Ein zentrales Problem besteht darin, dass die vorhandenen Softwaresysteme für Notariate bei der Dokumentenerstellung in weiten Teilen auf statischen Vorlagen und individuell zu programmierenden Makros beruhen. Dadurch ist die Mustersammlung häufig technisch komplex, wenig flexibel und schwer zu pflegen. Bereits kleine Abweichungen in den Daten oder in der Logik können zu Fehlern führen oder erfordern die komplette Neuerstellung von Mustern.

"Die Hyperlinks in unseren Vorlagen sind super fehleranfällig. Sobald ein Datensatz fehlt, stürzt alles ab." – Notarin

"Das Aufsetzen von Mustern ist technisch schwierig. Mitarbeiter müssen dies erst lernen." – Notar

Viele der heute eingesetzten Makro- und Textbausteinsysteme erfordern nahezu die Fähigkeiten eines Softwareprogrammierers, um Vorlagen korrekt aufzusetzen und zu pflegen. In der Praxis führt dies dazu, dass vielfach externe Dienstleister mit der Einrichtung gegen zusätzliche Kosten beauftragt werden oder dass überhaupt nur einzelne, technisch versierte Mitarbeitende in der Lage sind, die Mustersammlung zu verwalten. Dies führt entweder zu höheren externen Kosten oder zu aufwändigen manuellen Korrekturen im Einzelfall und damit zu einem erhöhtem Bearbeitungsaufwand.

"Das Hauptproblem der Urkundenerstellung ist der Umgang mit Singular, Plural und Pronomen. Wenn eine KI dies automatisch machen würde, wäre das eine große Hilfe." – Notar

Auch mit Makros weitgehend automatisierte Vorlagen erfordern bei jeder nicht vordefinierten Abweichung individuelle manuelle Anpassungen. Eine dynamische, kontextabhängige Steuerung von Klauseln und Inhalten fehlt weitgehend.

Ergänzend wurde in den Interviews vielfach der Wunsch geäußert, frühere vergleichbare Fälle, relevante Klauseln oder passende Vorlagen systematisch auffinden zu können. Die Bestandssysteme bieten hier maximal einfache Schlagwortsuchen. Eine KI-gestützte „Smart Search“, die auf semantischer Analyse basiert und Ähnlichkeitsvergleiche ermöglicht, kann diese Lücke schließen und den Arbeitsalltag deutlich erleichtern.

4.3 Manuelle Routinen, die echte Digitalisierung im Vollzug ausbremsen

Der Urkundenvollzug ist ein Prozessabschnitt, der das Notariatsteam regelmäßig vor komplexe Aufgaben stellt, die eine individuelle Befassung erfordern und unter erheblichem Zeitdruck gelöst werden müssen (Quelle: Notarverlag). Er umfasst daneben jedoch auch eine Vielzahl administrativer Tätigkeiten, etwa die Anforderung für den Vollzug notwendiger Unterlagen (z. B. behördliche Genehmigungen, steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Negativatteste), die Korrespondenz mit Gerichten, Behörden und Banken, die Überwachung von Fristen und Zahlungseingängen sowie die Veranlassung und Kontrolle von Eintragungen im Grundbuch und Handelsregister.

Hoher Aufwand, kaum digitale Begleitung

Trotz ihrer zentralen Bedeutung sind Vollzugsprozesse in vielen Notariaten noch weitgehend analog organisiert. Rund drei Viertel der befragten Notarinnen, Notare und Mitarbeitenden geben an, dass sie den Vollzug derzeit vollständig manuell und ohne systemseitige Unterstützung koordinieren müssen.

Jeder Bearbeitungsschritt muss manuell angestoßen und im Vollzugsbogen dokumentiert werden – vom Versand der Unterlagen bis zur Nachverfolgung von Rückmeldungen. Ob bestimmte Voraussetzungen bereits vorliegen oder welche Vollzugsschritte im nächsten Schritt erforderlich sind, müssen Mitarbeitende oft aus eigener Erfahrung ableiten oder mit Checklisten, Excel-Tabellen und Papiernotizen manuell koordinieren. Eine vollkommen digitale Prozesssteuerung fehlt weitgehend.

„Der Vollzug ist sehr zeitaufwendig. Vieles muss nachgehalten werden, ohne dass das System mich wirklich dabei unterstützt.“ – Notarfachangestellte

Zentrale Herausforderungen sind dabei ein proaktives Management der Wiedervorlagen, die Dokumentation von Rückläufen sowie die Beantwortung von Rückfragen der beteiligten Stellen. Häufig müssen eingehende Nachrichten aus Grundbuchämtern, Banken oder Behörden händisch dem jeweiligen Vorgang zugeordnet, bearbeitet und archiviert werden.

„Fristen und Rückläufe aus Registern müssen wir derzeit manuell nachhalten. Das kostet viel Zeit und ist fehleranfällig.“ – Notarfachangestellte

Gleichzeitig fehlt es an Transparenz über den Bearbeitungsstand. In vielen Büros weiß oft nur die jeweils zuständige Person, wo ein Vorgang gerade steht, und Kolleginnen und Kollegen haben im Vertretungsfall oder bei Rückfragen der am Vollzug Beteiligten keinen Zugriff auf belastbare Informationen.

„Oft weiß nur die eine Kollegin, wo ein Vorgang im Vollzug steht. Das führt zu unnötigen Rückfragen und Verzögerungen.“ – Notarfachangestellter

Erhöhte Kommunikationslast

Hinzu kommt, dass das Notariat in dieser Phase viele Statusanfragen von Beteiligten erreichen. Solche Anfragen führen zu ständigen Unterbrechungen in der Sachbearbeitung, da entweder Rücksprache gehalten oder der Bearbeitungsstand aus verschiedenen Quellen zusammengesucht werden muss.

„Nach der Beurkundung fragen viele Beteiligte nach dem Stand. Da muss ich dann alles durchsuchen. Das hält unnötig auf.“ – Notarfachangestellte

Vollzugsprozesse sind für die Mandantenbeziehung ebenso wichtig wie für die rechtliche Wirksamkeit einer Urkunde. Ihre derzeitige Umsetzung in vielen Notariaten ist jedoch von ineffizienter Kommunikation geprägt. Der hohe personelle Aufwand bindet Kapazitäten, die angesichts des Fachkräftemangels anderweitig eingesetzt werden müssten.

Ein modernes, digitales Softwaresystem kann hier spürbare Entlastung schaffen: Durch automatisierte Statusupdates und klare Visualisierung des aktuellen Bearbeitungsstands können Mitarbeitende unmittelbar Auskunft geben, ohne dass zwingend der zuständige Bearbeitende eingeschaltet werden muss. So wird sowohl die interne Effizienz erhöht als auch das Erlebnis der Beteiligten verbessert.

4.4 Veraltete, abgeschottete Systemarchitekturen ohne echte Workflow-Begleitung

In vielen Notariaten werden derzeit Softwarelösungen eingesetzt, deren Systemarchitektur bereits vor zwei bis drei Jahrzehnten aufgesetzt wurde. In den Interviews äußerten über 80% der Befragten explizite Kritik insbesondere an der Bedienbarkeit und der fehlenden Workflow-Begleitung ihrer Bestandssysteme.

"Unsere Notariatssoftware ist im Kern 20 Jahre alt." – Notar

Obwohl diese Systeme über die Jahre hinweg erweitert wurden, fehlt es ihnen häufig an einer zeitgemäßen, intuitiven Benutzeroberfläche sowie einer durchgängigen Workflow-Logik. Komplexe Prozesse wie die Dokumentenerstellung oder der Vollzug werden nicht softwareseitig geführt oder automatisch vorstrukturiert, sondern müssen manuell von Mitarbeitenden überwacht, koordiniert und dokumentiert werden. Dies eröffnet Fehlerquellen und führt zu einer hohen mentalen Belastung, da Notarfachangestellte und andere Mitarbeitende eine Vielzahl an Vorgängen parallel betreuen müssen.

„Es gibt keinen klaren Ablauf im System. Man muss sich alles selbst merken oder mit Listen arbeiten.“ – Notarfachangestellte

Zahlreiche Befragte berichten von schwer zugänglichen Funktionen, unklaren Menüführungen und der Notwendigkeit, sich komplexes Wissen über Handbücher, kostenpflichtige Schulungen oder interne Workarounds anzueignen. Die Folge: Viele Funktionalitäten bleibt ungenutzt, die tatsächlichen Potenziale der Software werden im Alltag oft nicht ausgeschöpft. Eine intuitive, klar strukturierte Benutzeroberfläche, die den Arbeitsfluss intelligent begleitet, gilt daher für viele Mitarbeitende und Notarinnen und Notare als eines der wichtigsten Merkmale einer modernen Notariatssoftware.

Wie bereits zuvor dargestellt, zementiert die mangelnde Anschlussfähigkeit der Bestandssysteme an bereits vorhandene, moderne Hilfsprogramme die veralteten Systemarchitekturen. Inzwischen existieren spezialisierte Softwarelösungen für einzelne Teilprozesse, etwa digitale Beteiligtenfragebögen oder Tools für elektronische Identitätsprüfung. Diese sogenannten Add-on-Lösungen können oft nicht an das Bestandssystem angebunden werden bzw. bieten oft keine Schnittstellen zu den Bestandssystemen, da diese entweder technisch nicht vorhanden oder vom Bestandsanbieter nicht geöffnet werden. Nur wenige Bestandsanbieter haben kürzlich damit begonnen, begrenzte Schnittstellen bereitzustellen. In der Praxis bleibt die Folge jedoch häufig: Medienbruch.

„Der digitale Fragebogen ist super – aber wir müssen die Daten dann händisch ins System übertragen. Das schränkt den Effizienzgewinn dann wieder ein.“ – Notarin

Diese strukturellen Defizite hemmen nicht nur die Effizienz, sondern auch die Motivation der Mitarbeitenden. Viele Befragte geben an, dass sie sich moderne, klar strukturierte Softwaresysteme mit intelligenten Prozesshilfen wünschen – gerade, um Zeit für anspruchsvollere Aufgaben zu gewinnen und repetitive Arbeit zu vermeiden.

Auch aus fachlicher Perspektive ergeben sich neue Anforderungen: Die digitale Transformation in anderen Rechtsberufen zeigt, dass Systeme mit echter Workflow-Logik den Berufsalltag signifikant entlasten können. Dies erfolgt durch vordefinierte und intelligente Pfade, automatische Erinnerungen, eingebettete Aufgaben und smarte Verknüpfungen. Diese Entwicklungen lassen sich auch auf das Notariat übertragen. Moderne Technologien eröffnen hier völlig neue Möglichkeiten, insbesondere im Bereich der Dokumentenerstellung, der Organisation und Überwachung einzelner Arbeitsschritte oder der automatischen Zuordnung von Rückläufen im Vollzug. Voraussetzung dafür ist jedoch eine systemische Neuausrichtung der Software – nicht nur ein weiteres Modul im bestehenden System.

5. KI-gestützte Workflows als zukünftiger Standard notarieller Praxis

Die Analyse der heutigen Arbeitsrealität in deutschen Notariaten hat deutlich gemacht: Zu viele Prozesse sind weiterhin von manuellen Tätigkeiten geprägt, die Medienbrüche und Fehlerquellen mit sich bringen. Mandatsaufnahme, Urkundenerstellung, Vollzug und Abrechnung verlaufen als isolierte Einzelschritte. Das führt nicht nur zu Ineffizienz, sondern auch zu fehlender Transparenz für alle Beteiligten. Gleichzeitig lassen sich mit dem Einsatz dynamischer, auf die individuelle Arbeitsweise abgestimmter Workflows völlig neue Maßstäbe in Qualität und Effizienz setzen.

Was sind KI-gestützte Workflows im Notariat und warum sind sie jetzt möglich?

Im Kern handelt es sich bei KI-gestützten Workflows um die intelligente Orchestrierung des gesamten notariellen Prozesses: von der Mandatsanlage über die Urkundenerstellung und den Vollzug bis zur Abrechnung. Unterstützt durch KI und strukturierte Datenmodelle können Softwaresysteme heute nicht nur einzelne Schritte beschleunigen, sondern den gesamten Bearbeitungsprozess qualitativ verbessern und dabei Kosten sparen.

Gerade das Notariat ist prädestiniert für den Einsatz solcher Workflows. Viele notarielle Vorgänge weisen einen hohen Anteil strukturierter und repetitiver Prozesse auf. Mustersammlungen sind fast immer vorhanden. Aktenbestände sind teilweise schon digitalisiert. Moderne Technologien bieten daher die Chance, diese standardisierten Tätigkeiten intelligent zu automatisieren und komplexe Vorgänge medienbruchfrei entlang der gesamten notariellen Wertschöpfungskette zu steuern.

Das Notariat ist für KI-gestützte Workflows besonders geeignet, da

• ein hoher Anteil strukturierter, repetitiver Prozesse besteht, etwa bei Mandatsaufnahme, Urkundenerstellung und Vollzug

• die Arbeit stark auf Vorlagen und wiederkehrende Vorgänge aufbaut, die sich dynamisch automatisieren lassen

• die Qualitäts- und Plausibilitätsanforderungen durch KI-basierte Validierung exzellent unterstützt werden können

KI-gestützte Workflows ermöglichen:

• dynamische, durchgängige Prozesssteuerung statt starrer Einzelschritte

• intelligente Assistenz bei Urkundenerstellung und Vollzug

• transparente Statusverfolgung, die Rückfragen und Verzögerungen reduziert

Wie dieses Potenzial konkret genutzt werden kann, zeigen die folgenden beiden exemplarischen Fallgruppen.

Unternehmensgründung – vom strukturierten Input bis zur automatisierten Vollzugssteuerung

Bereits in der Vorbereitungsphase einer Unternehmensgründung lässt sich durch strukturierte Online-Formulare ein erheblicher Effizienzgewinn erzielen. Stammdaten der Gründer, Beteiligungsverhältnisse, Geschäftsführerangaben, Gesellschaftszweck oder Einlageformen können vollständig digital erfasst und plausibilisiert werden. Dabei kommen automatisierte Prüfungen zum Einsatz, etwa GWG-Screenings oder Plausibilitätschecks. Diese gesammelten Daten werden von einer modernen Notariatssoftware automatisch und intelligent erfasst, ausgewertet und unmittelbar in das Stammdatensystem übertragen. Manuelle, händische Datentransfers entfallen. Fehlende Informationen werden vom System automatisch erkannt. Kommunikationsvorschläge zum Nachfassen werden automatisch als Entwurf vorgeschlagen.

Sobald alle relevanten Informationen vollständig eingeholt wurden, findet die im nächsten Schritt erforderliche Erstellung der Gründungsunterlagen mithilfe von KI statt: Gründungsurkunde, Gesellschafterliste, Satzung und Handelsregisteranmeldung werden auf Basis der eigenen, vorhandenen Muster sowie einschlägigen Präzedenzfällen automatisch vom Softwaresystem zusammengestellt und als freizugebende Vorschläge ausgegeben. Anders als in herkömmlichen Softwareanwendungen, die auf statische Vorlagen oder Makros angewiesen sind, erfolgt die Zusammenstellung hier kontextsensitiv und flexibel, ohne dabei inhaltlich das vorgegebene Muster zu verlassen.

Zuletzt ist auch der Vollzug digital steuerbar. Handelsregisteranmeldungen, IHK-Mitteilungen, steuerliche Erfassungsbögen oder Einlageerklärungen werden automatisiert zur Freigabe erzeugt, Fristen werden vom System erfasst und überwacht. Beteiligte erhalten auf Wunsch fortlaufend transparente Statusinformationen, um das Notariat von Rückfragen zu entlasten. Die Kostenrechnung kann automatisch auf Grundlage der bekannten Fallhistorie erstellt werden – schnell und in engem zeitlichen Zusammenhang zur Vornahme des Geschäfts.

Grundstückskaufvertrag – intelligente Steuerung des Hauptgeschäftsfeldes vieler Notariate

Auch beim Abschluss eines Grundstückskaufvertrags beginnt der Workflow mit einer strukturierten Datenerfassung. Käufer- und Verkäuferangaben, Grundbuchdaten, abzulösende Finanzierung, bestehende Mietverhältnisse oder Vorkaufsrechte werden KI-gestützt systematisch erfasst und zum Vorgang gespeichert. Die Anbindung an öffentliche Register und der intelligente Zugriff auf frühere, einschlägige Akten erlaubt zusätzliche Plausibilitätsprüfungen.

Die Vertragserstellung basiert auf dem eigenen Muster, das vom System anhand der gespeicherten Vorgangsdaten ausgewählt und vorgeschlagen wird. Klauseln zu besonderen Rücktritts- oder Sonderkündigungsrechten können aus Referenzakten extrahiert und eingefügt werden. Manuelle Textbearbeitungen entfallen in diesem Zielbild weitgehend. Jeder systemseitig vorgeschlagene Bearbeitungsschritt wird durch den jeweiligen Benutzer freigegeben, sodass die Letztkontrolle stets mit juristischer, menschlicher Fachkenntnis erfolgt.

Die Vollzugsphase wird automatisiert. Mitteilungen an Behörden, Eintragungsanträge, Zahlungsaufforderungen und Benachrichtigungen an Dritte erfolgen nach Freigabe automatisiert. Fristenkontrolle und Statusüberwachung sind integriert. Die Rechnung wird aus dem digitalen Vorgang strukturiert erzeugt.

Vom Einzelfall zur skalierbaren Systemlösung

Diese beiden wichtigen Fallgruppen stehen stellvertretend für ein breites Spektrum notarieller Tätigkeiten, das sich durch moderne Technologien vollständig digitalisieren und automatisieren lässt. Von der strukturierten Mandatsanlage über die intelligente Urkundenerstellung bis hin zur vollintegrierten vorgangsbezogenen Kommunikation und Abrechnung bieten moderne, KI-gestützte Softwaresysteme für Notariate erhebliche Effizienzgewinne. Gleichzeitig erhöhen sie die Qualität und Nachvollziehbarkeit der Arbeitsprozesse. Mitarbeitende werden entlastet, Fehlerquellen minimiert, Kosten werden gespart. So entsteht ein neuer, nachhaltiger Standard für das digitale Arbeiten im Notariat.

Neben den qualitativen Verbesserungen bieten moderne Softwaresysteme auch klare wirtschaftliche Vorteile. In der heutigen notariellen Praxis verursachen Bestandssysteme häufig erhebliche indirekte Kosten. Dies liegt weniger an den Systemkosten selbst als an den Folgeeffekten ineffizienter Arbeitsabläufe. Manuelle Prozessschritte, ein hoher Schulungs- und Beratungsbedarf sowie die Notwendigkeit zusätzlicher Betreuung und Supportleistungen binden personelle Ressourcen. Zudem führt die höhere Fehleranfälligkeit vieler Prozesse zu einem beträchtlichen Mehraufwand für Korrekturen und Nachbearbeitung.

Moderne, KI-gestützte Softwaresysteme setzen genau hier an. Durch die weitgehende Automatisierung und Standardisierung repetitiver Tätigkeiten verringert sich der Aufwand in der täglichen Abwicklung spürbar. Intuitive und geführte Workflows erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeitender und reduzieren den Schulungs- und Beratungsbedarf erheblich. Gleichzeitig ermöglichen integrierte Statuskommunikationsmechanismen eine klare und transparente Kommunikation mit den Beteiligten, was wiederum das Backoffice entlastet und den internen Kommunikationsaufwand deutlich senkt. Nicht zuletzt trägt die systematische Fehlervermeidung dazu bei, die Qualität der notariellen Arbeit nachhaltig zu erhöhen und kostenintensive Korrekturschleifen zu vermeiden.

6. Zusammenfassung und Ausblick

Die in diesem Whitepaper analysierten strukturellen Defizite zeigen deutlich, wie sehr der Arbeitsalltag in vielen Notariaten noch von veralteten Softwaresystemen und manuell geprägten Prozessen bestimmt wird. Gleichzeitig wachsen die Erwartungen: Mandanten verlangen transparente, effiziente Services. Mitarbeitende fordern moderne Arbeitsumgebungen.

Die technologische Grundlage für das modernen, zukunftsorientierte Notariat ist vorhanden. KI-gestützte Workflows ermöglichen, wiederkehrende Arbeitsabläufe ganzheitlich intelligent zu steuern, deren Qualität zu sichern und personelle Ressourcen gezielt einzusetzen. Moderne, cloudbasierte Softwaresysteme bieten die notwendige Flexibilität und Sicherheit, um diese neuen Arbeitsweisen rechtskonform und kosteneffizient in den Büroalltag zu integrieren.

Die Praxis zeigt bereits heute: Notariate, die auf moderne Softwaresysteme setzen, gewinnen spürbar an Effizienz, Transparenz und Servicequalität. Arbeitsabläufe werden störungsfreier und weniger fehleranfällig. Mitarbeitende werden von Routineaufgaben entlastet und können sich stärker auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Gleichzeitig profitieren Mitarbeitende von einer modernen, intuitiv bedienbaren Benutzeroberfläche, die den Einstieg erleichtert und die tägliche Arbeit deutlich vereinfacht – ein entscheidender Vorteil gegenüber vielen bislang eingesetzten, technisch überholten Lösungen. Beteiligte erleben einen professionellen, zeitgemäßen Service. Die wirtschaftliche Schlagkraft der Notariatsbüros wird nachhaltig gestärkt.

Die Digitalisierung des Notariats ist kein Selbstzweck. Sie ermöglicht es, die bewährten Grundprinzipien notarieller Tätigkeit mit den Potenzialen moderner Technologien zu verbinden und damit Kosten zu sparen sowie die Qualität und Zukunftsfähigkeit des Berufsstands aktiv zu sichern. Softwaresysteme, die diesen Anspruch heute konsequent umsetzen, setzen neue Maßstäbe für die notarielle Praxis.

Die Zukunft des Notariats ist digital – und sie beginnt jetzt. LawX stellt sich dieser Verantwortung konsequent und entwickelt ein modernes, KI-gestütztes Betriebssystem für das Notariat. Von der CD-ROM-Ära ins KI-Zeitalter: Mit intelligenten Workflows macht LawX Abläufe effizienter, entlastet Teams trotz Fachkräftemangel und bietet eine praxisnahe Lösung, die den Büroalltag versteht.

Über LawX

LawX ist das Betriebssystem der nächsten Generation für Notariate sowie kleine und mittelständische Kanzleien. Von der CD-ROM-Ära ins KI-Zeitalter – LawX macht Abläufe effizienter, intelligenter und einfacher. Mit KI-gestützten Workflows automatisiert LawX Routinen, reduziert Fehler und entlastet Teams spürbar. Gemeinsam mit Notarinnen, Notaren und ihren Mitarbeitenden entwickelt, ist die Lösung sofort produktiv und intuitiv zu bedienen. Sie erfüllt höchste Anforderungen an Datenschutz und Berufsrechtskonformität und integriert sich nahtlos in bestehende IT-Umgebungen. So entsteht ein modernes Betriebssystem, das Effizienz und Praxisnähe verbindet und den Arbeitsalltag nachhaltig verbessert.