Kurz gesagt
In Deutschland gibt fast jeder zweite Befragte (49,5 %) in Kanzleien an, weniger als die Hälfte seiner Arbeitszeit abrechenbar zu arbeiten. Das zeigt der Benchmark-Bericht 2026 von Wolters Kluwer. In den USA werden laut Clio im Jahr 2026 voraussichtlich 58 % des Kanzleiarbeitstags nicht als abrechenbar erfasst. Auch administrative Aufgaben beanspruchen laut internationalen Studien täglich mehrere Stunden. Die Zahlen zeigen, wie viel Potenzial in effizienteren Kanzleiprozessen steckt.
Die Zahlen im Überblick
Vier aktuelle Studien untersuchen, wie Kanzleien ihre Arbeitszeit nutzen. Sie verwenden unterschiedliche Messgrößen, zeigen aber übereinstimmend, dass administrative und andere nicht abrechenbare Tätigkeiten erhebliche Kapazitäten binden.
- 49,5 % (Wolters Kluwer, Benchmark-Bericht 2026): Anteil der Befragten in Deutschland, die weniger als die Hälfte ihrer Arbeitszeit abrechenbar arbeiten.
- 58 % (Clio, Legal Trends Report 2026): Anteil des Arbeitstags, der in den USA nicht als abrechenbar erfasst wird (Projektion für 2026).
- 48 % (LEAP, Profitability in Law 2026): Anteil der Befragten, die täglich mindestens zwei Stunden mit Verwaltung verbringen.
- 48 % (Clio, Legal Trends Report 2017): Anteil der nicht abrechenbaren Zeit, der auf Verwaltung, Abrechnung, Technik und Inkasso entfällt.
Deutschland: fast jeder Zweite unter 50 % abrechenbar
Wolters Kluwer hat für den Benchmark-Bericht 2026 Kanzleien in sechs europäischen Ländern befragt. Die Befragung lief von Juli bis September 2025. In Deutschland nahmen 99 Personen teil. 49,5 % von ihnen arbeiten weniger als die Hälfte ihrer Zeit abrechenbar. Nur 3,0 % kommen auf mehr als 90 %. Als größte Hindernisse nennt der Bericht nicht abrechenbare Aufgaben und administrative Prozesse.
USA: 3,4 abrechenbare Stunden pro Tag
Clio wertet für den Legal Trends Report 2026 Umfragen und anonymisierte Nutzungsdaten von Kanzleien in den USA aus. Danach werden 2026 voraussichtlich 42 % des Arbeitstags als abrechenbar erfasst. Das entspricht 3,4 Stunden pro Tag. 2025 lag der Wert bei 39 %. Im Umkehrschluss bleiben 58 % des Tages ohne abrechenbare Erfassung.
International: zwei bis fünf Stunden Verwaltung pro Tag
LEAP hat gemeinsam mit Agile Market Intelligence im November 2025 rund 700 Fachleute aus Kanzleien befragt. Die Befragten stammen aus den USA, Kanada, Großbritannien, Irland, Australien und Neuseeland. 42 % verbringen täglich zwei bis fünf Stunden mit Verwaltungsaufgaben. Weitere 6 % sind es mehr als fünf Stunden. Bei einem Achtstundentag entspricht bereits ein Aufwand von zwei Stunden einem Viertel der Arbeitszeit.
Seit Jahren bekannt: wohin die Zeit geht
Bereits 2017 hat Clio untersucht, womit Kanzleien ihre nicht abrechenbare Zeit verbringen. Grundlage war eine Befragung von 2.915 Fachleuten aus dem juristischen Bereich, darunter Clio-Nutzer und Nichtnutzer. 48 % der nicht abrechenbaren Zeit entfielen auf vier Bereiche:
- Büroverwaltung
- Erstellen und Versenden von Rechnungen
- Einrichten von Technik
- Forderungsmanagement
Was die Zahlen gemeinsam zeigen
Die Studien messen Anteile von Befragten, Anteile der Arbeitszeit oder Stunden pro Tag. Sie zeigen übereinstimmend, dass in vielen Kanzleien erhebliche Arbeitszeit außerhalb abrechenbarer Mandatsarbeit anfällt und administrative Prozesse dabei eine wichtige Rolle spielen.
Neu ist diese Herausforderung nicht. Clio ermittelte bereits im Bericht von 2017 eine Auslastung von nur 29 %, also 2,3 abrechenbare Stunden an einem Achtstundentag. Für 2026 liegt die Prognose bei 42 %. Der Anteil abrechenbarer Zeit ist damit gestiegen, bleibt aber weiterhin deutlich unter der Hälfte des Arbeitstags.
Nicht jede nicht abrechenbare Stunde ist verlorene Zeit. Dazu zählen auch Mandantenakquise und juristische Arbeit, die nicht erfasst wird. Ein erheblicher Teil entfällt aber auf Verwaltung und Organisation. Genau dort lässt sich Zeit zurückgewinnen.
Wo Automatisierung ansetzt
Kanzleien erkennen den Ausweg selbst. Im Benchmark-Bericht von Wolters Kluwer nennen 58,6 % die Automatisierung administrativer Aufgaben als Möglichkeit, mehr abrechenbare Zeit zu gewinnen. Rund 63 % der deutschen Befragten nutzen bereits KI-Werkzeuge.
KI und Automatisierung entlasten vor allem bei wiederkehrenden Aufgaben im Kanzleialltag:
- Erfassung: Beteiligte und Stammdaten werden aus Dokumenten und E-Mails übernommen, statt sie abzutippen.
- Zuordnung: Eingehende E-Mails und Dokumente werden der richtigen Akte zugeordnet.
- Recherche: Fachinhalte stehen direkt im Vorgang bereit, mit Quellenlink. Mehr dazu im Beitrag zur Haufe-Kooperation.
- Entwürfe: Schreiben und Vorlagen werden vorbereitet und vom Team geprüft und freigegeben.
Das Ziel ist Entlastung, nicht Ersatz. Die Entscheidung bleibt beim Menschen. Das Kanzleiteam gewinnt Zeit für juristische Arbeit und für Mandanten.
Damit das im Alltag ankommt, muss neue Software aktiv eingeführt werden. Warum dabei vor allem die erste Phase zählt, beschreibt der Beitrag Warum die ersten 30 Tage über den Erfolg einer Softwareeinführung entscheiden.
Fazit
Die Studien zeigen seit fast zehn Jahren, wie viel Arbeitszeit in Kanzleien außerhalb abrechenbarer Mandatsarbeit anfällt. Wer Verwaltung, Zuordnung und wiederkehrende Prozesse automatisiert, kann wertvolle Kapazitäten für juristische Arbeit und die Betreuung der Mandanten zurückgewinnen.
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Häufige Fragen
Wie viel Arbeitszeit verbringen Kanzleien mit nicht abrechenbaren Aufgaben?
Das hängt von der Messgröße ab. Laut Wolters Kluwer (2026) arbeitet fast jeder zweite Befragte in Deutschland weniger als die Hälfte seiner Zeit abrechenbar. International verbringen laut LEAP (2026) 48 % der Befragten täglich mindestens zwei Stunden mit administrativen Aufgaben.
Wie viele Stunden pro Tag sind in Kanzleien abrechenbar?
In den USA werden 2026 voraussichtlich 3,4 Stunden eines Achtstundentags als abrechenbar erfasst, also 42 % (Clio, 2026). Im Legal Trends Report von 2017 lag der Wert noch bei 2,3 Stunden.
Was zählt zur nicht abrechenbaren Zeit?
Dazu gehören unter anderem Büroverwaltung, Rechnungsstellung, Technik und Forderungsmanagement. Hinzu kommen Mandantenakquise, Weiterbildung und juristische Arbeit, die nicht als abrechenbar erfasst wird.
Wo hilft KI in der Kanzlei konkret?
Bei wiederkehrenden Aufgaben: Daten erfassen, E-Mails und Dokumente zuordnen, recherchieren und Entwürfe vorbereiten. Die Entscheidung bleibt beim Kanzleiteam.
Quellen
- Wolters Kluwer: Benchmark-Bericht 2026 – Innovation und Wachstum in kleineren Kanzleien, insbesondere S. 4 und 8
- Clio: 2026 Legal Trends Report, Pressemitteilung vom 26.10.2026
- LEAP / Agile Market Intelligence: Profitability in Law – Global Report 2026, Pressemitteilung vom 24.03.2026
- Clio: Legal Trends Report 2017, insbesondere S. 10 und 13
