Warum die ersten 30 Tage über den Erfolg einer Softwareeinführung entscheiden

Die Entscheidung für einen Softwarewechsel ist eine der wichtigsten Softwarentscheidungen in Kanzleien - und wird so häufig nur auf die technische Umstellung reduziert. Die Praxis zeigt ein anderes Bild: Über den Erfolg einer Einführung entscheidet nicht alleine die technische Einrichtung, sondern das, was nach einer erfolgreichen Einrichtung in den Wochen danach im Büro passiert.

Die technische Seite ist im Vorfeld planbar. Daten migrieren, Berechtigungen erteilen, eine SharePoint-Seite anlegen, Postfächer verbinden – das ist bei sorgfältiger Vorbereitung in kurzer Zeit erledigt. Die Umstellung der täglichen Abläufe im Büro beginnt erst nach der technischen Umstellung. Und sie entscheidet darüber, ob ein System im Alltag ankommt oder ob das Team unter Zeitdruck zum Gewohnten zurückkehrt.

Genau hier setzt LawX Care an, die Einführungsbegleitung von LawX für Kanzleien und Notariate. LawX Care als neuartiges Konzept für den Kundenservice umfasst die persönliche Begleitung vor und nach dem Start: persönliches Onboarding, benannte Ansprechpartner und regelmäßige Check-ins statt eines anonymen Ticketsystems.

Technik, Tagesgeschäft, Team

Drei Ebenen entscheiden über eine gelungene Umstellung:

• Technik umfasst die Einrichtung der IT und der Cloud, Berechtigungen, Schnittstellen und die Übernahme der Daten aus dem Bestandssystem.

• Tagesgeschäft meint die tatsächlichen operativen Abläufe: Posteingang, Fallanlage, Urkunden- und Schriftsatzentwürfe, Fristen.

• Team sind die Menschen, die die Umstellung tragen: Berufsträgerinnen und Berufsträger, Fachangestellte und häufig die eine Person, an der im Büro organisatorisch alles hängt. Es meint auch die KI-Kompetenz, die im Team aufgebaut wird.

Investiert wird in den meisten Einführungsprojekten fast ausschließlich in die erste technische Ebene. Der nachhaltig wichtigste Aspekt ist allerdings dritte Ebene: das Team. Hier liegt der langfristige Fokus von LawX Care.

Michael Becker von Fuhrmann Wallenfels bringt es auf den Punkt, wenn er über seine Erfahrung mit dem Kundenservice von LawX spricht:

„Zwei Dinge machen für mich den Unterschied: Die automatische Datenerfassung nimmt mir die manuelle Eingabe ab, und das Team ist erreichbar und engagiert wie bei kaum einem anderen Anbieter."

Michael Becker, LL.M. – Rechtsanwalt & Notar, Fuhrmann Wallenfels

Was eine Softwareeinführung erfolgreich macht

Eine Begleitung, die etwas verändert, ist keine einseitige Dienstleistung. LawX bereitet vor dem Start die eigenen Muster der Kunden im System auf, verbindet die E-Mail-Umgebung und setzt die Datenmigration um. Das Büro benennt Projektverantwortliche, stellt seine Muster bereit und nimmt an den Terminen teil. Beides steht mit Aufgaben und Fristen in einem gemeinsamen Plan.

Das zeitliche Investment und der fokussierte Einstieg lohnen sich: Gelungene Einführungen erkennt man daran, dass nach 30 Tagen niemand mehr über die Software spricht, sondern über den Fall, der damit bearbeitet wird. Bis dahin braucht es klare Anwendungsfälle, ein festes Umstellungsdatum und mehrere Personen im Team, die die neue Arbeitsweise tragen.

Auch für Teams ohne Vorerfahrung mit KI gilt: Prozesse und Entwürfe entstehen KI-gestützt und werden von den Fachangestellten geprüft. Abtippen entfällt. Diese Arbeitsweise muss eingeführt werden, sie entsteht nicht von selbst. Genau das unterscheidet ein Büro, das KI eingeführt hat, von einem, das sie auch wirklich nutzt.